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fjrigjwwe9r0t_Info:InfoContent erp系統(tǒng)集信息技術與先進管理思想于一身，成為現代企業(yè)的運行模式，反映了時代對企業(yè)合理調配資源、最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石，因而成為許多企業(yè)追求的管理目標。國內一些頗具規(guī)模的出版社已經、正在或將要實施erp系統(tǒng)。迄今為止，成功者有，但并不多。即使是成功者，雖有明顯效果，卻也是歷盡千辛萬苦。可以說，出版社實施erp任重而道遠。
一、管理要求的不斷提高是實施erp的起因
出版社目前使用的多數屬于傳統(tǒng)的單一層次、具有專門用途的管理軟件，諸如財務管理軟件、發(fā)行管理軟件、出版管理軟件等，都是針對原始數據進行基礎管理，著重解決數據的統(tǒng)計、匯總和日常單表的編制。在一定程度上，提高了使用部門的工作效率和數據的可用性。但由于不同部門使用不同的管理軟件，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，難免出現各自為政、信息“孤島”現象，所謂的管理信息系統(tǒng)只能處于部門級應用水平。由此導致的結果是，數據缺乏可比性、一致性，甚至造成數據混亂、決策無所適從。
erp是enterprise resource planning的縮寫，直譯為企業(yè)資源計劃。它是以信息技術為基礎，遵循系統(tǒng)化的管理思想，為各項業(yè)務的順暢運行提供管理平臺，以便整合企業(yè)內、外部所有資源，并將其進行合理規(guī)劃，從而使企業(yè)達到最大效益和最高效率，并最終為決策者提供詳實、可靠的決策支持的信息管理系統(tǒng)。
按照實施erp系統(tǒng)的構想：由于是在同一個信息管理平臺上進行操作，規(guī)范了各個子系統(tǒng)之間的銜接和管理，即統(tǒng)一了品種名稱、客戶信息、版印次、產供銷、人財物等重要數據的選取口徑，為數據共享及數據同步提供了可能，改變了過去那種信息不通暢、情況不了解、盲目下決定、相互鬧矛盾的現象。在實際工作中使得財務、業(yè)務數據實現共享，形成了信息化建設中一條完整的“信息鏈”。這樣的信息系統(tǒng)對解決單品種核算和實施出版社生產經營全過程的業(yè)務和財務管理提供了最終的解決方案。
因此，出版社實施erp，應該是自身發(fā)展的需要，是市場競爭對管理水平提升的需要，而不是趕時髦、做樣子。隨著文化體制改革，出版社由事業(yè)單位轉制為企業(yè)，并實現真正意義上的自主經營、自負盈虧。多數出版社逐漸成為市場競爭的主體，管理上也將出現這樣或那樣的矛盾，如選題或印制計劃變化頻繁、庫存嚴重積壓、委托代銷情況不清楚、發(fā)貨折扣混亂、賬款回收不暢、市場信息傳遞不及時等問題，這些問題會嚴重制約出版社的發(fā)展。必須切實解決好這些管理問題，全面提升出版社的管理水平及發(fā)揮管理效益，才能使出版社不至于在激烈的市場競爭中被淘汰或慘遭損失。而解決這些管理問題， erp或為最佳選擇。
但是，我們也要注意，erp是國外幾十年管理經驗的積累和沉淀，發(fā)達國家已實現的較完善的經濟體制、嚴謹的法律體系、為社會所遵循的倫理標準等，為erp的實施構筑了堅實的經濟基礎和上層建筑。而我國大部分出版社距離真正的“現代企業(yè)”尚有距離，致使erp的運行基礎不甚牢固。國內的erp軟件在開發(fā)上僅僅經歷了幾年時間，起步較晚，特別是針對出版行業(yè)特殊的業(yè)務，鮮有軟件公司可以做到完善解決。因此，出版社在實施erp系統(tǒng)時，在考慮管理需要的同時，也要考慮管理基礎。
二、持續(xù)改進的不斷開發(fā)是實施erp的關鍵
在軟件開發(fā)商手中，erp就像一套組合家具的標準部件，通過實施，使這些部件進行最佳組合，逐漸形成完美的“家具”并符合使用要求。由此看來，erp的實施過程至關重要。
首先，erp系統(tǒng)不是像“傻瓜”相機一樣的標準軟件，而是需要不斷組裝、調試才能日臻完善。通過看似順暢的演示流程很難看出實質問題，因為演示環(huán)境都是軟件開發(fā)人員事先經過反復驗證、多次調試的，原始數據量小，而企業(yè)實際運作環(huán)境往往非常復雜，軟件開發(fā)人員無法做出事前預測。另外，erp實施過程中，需要有非常熟悉出版行業(yè)的專家，這樣才能使軟件實施符合行業(yè)特點、遵循行業(yè)標準。畢竟出版社是屬于生產圖書這一特殊商品的行業(yè)，有其特殊的行業(yè)財稅規(guī)章制度，有特殊的核算要求，也有特殊的業(yè)務流程，如果開發(fā)人員對這些一知半解，會導致軟件自誕生之日起就帶有天生的缺陷，在使用過程中，會出現這樣或那樣的問題。目前的大多數實施erp系統(tǒng)的出版社基本上是隨時出現問題，隨時提出個性化需求，進而完善程序，摸索前行。
其次，連續(xù)開發(fā)是在技術上保證erp系統(tǒng)軟件持續(xù)、成功運行的必要手段。盡管erp是眾多成功企業(yè)管理流程的精粹整合，具有一定的模式性和先進性，但是，不同行業(yè)管理流程和特點各異，而行業(yè)內不同企業(yè)又有不盡相同的管理要求。因此，在實際操作中，在不違背erp系統(tǒng)管理規(guī)范化的同時，出版社和軟件開發(fā)商通常會結合本企業(yè)和erp系統(tǒng)的具體實施情況，在深度和廣度上進行二次開發(fā)。二次開發(fā)與標準系統(tǒng)相比，除了功能更強大以外，還應具有更加獨立的行業(yè)特點、企業(yè)特點以及可擴展性能。這樣既能體現系統(tǒng)的高度集成性，又可以使出版社內部的技術部門擺脫對軟件開發(fā)商的過分依賴，逐漸過度到自行運作、維護系統(tǒng)。另外，也要注意二次開發(fā)帶來的新問題，如過于強調出版社的特點而降低管理和實施標準，新開發(fā)的系統(tǒng)與原有舊系統(tǒng)的數據轉移和新舊系統(tǒng)在程序上的沖突等。舊系統(tǒng)在其使用期間積累了大量的歷史數據，這些數據的準確遷移，是新系統(tǒng)順利啟用和日后穩(wěn)定運行的前提。
再次，erp系統(tǒng)的定期維護是保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行的前提。系統(tǒng)管理員應該監(jiān)控數據庫的運行并對數據庫進行定期維護，包括組織相關環(huán)節(jié)進行數據驗證，以便及時發(fā)現問題并處理，從而保證數據庫內部的一致性、安全性和準確性；通過刪除冗余文件以釋放空間，從而提高系統(tǒng)運行速度。此外，定期做好數據的備份也同樣重要，一個龐大的信息系統(tǒng)，數據流無時不刻地在發(fā)生變化，只要數據是動態(tài)變化的，就有可能產生數據異動，出現系統(tǒng)故障。此時，如果事前沒有采取數據備份和對應的恢復措施，就會導致數據的丟失，造成無法彌補的損失。為此，技術部門應指定專人負責系統(tǒng)的維護，保證“信息流”暢通無阻。
三、自上而下的全力配合是實施erp的保證
出版社各級管理者與時俱進、開拓創(chuàng)新的改革精神以及胸懷高屋建瓴的全局觀念，是erp應用的前提。
與企業(yè)在固定資產或者營銷推廣等方面的投入相比，erp投資是一筆不小的開支，既有前期的研發(fā)投入，也有后期的維護費用，且維護費用通常占軟件總投入的30%左右。出版社全體員工翹首企盼最終的erp實施效果，為此，需要出版社自上而下的全力配合。
首先，決策層的領導只有接受erp理念，并將其與出版社發(fā)展緊密結合，從戰(zhàn)略高度給予肯定，才能保證項目的順利實施。沒有領導的支持，再好的項目也無以為續(xù)。
其次，中層管理人員的理解和配合也是尤為重要的。一方面他們直接領導屬下身體力行參與到erp的實施中，另一方面在遇到問題時，也是他們進行上、下溝通與協調，并提出切實可行的解決方案。
再次，基層員工的認同和執(zhí)行力也不容忽視。erp的實施需要出版社改變自身沿襲已久的工作方式，加上流程、業(yè)務的重組又意味著幾乎所有人的工作方式要改變，信息的采集最終被分配到基層員工端。事實上，新增加的業(yè)務端，確實增加了相關環(huán)節(jié)的工作量，如果他們產生抵觸情緒，就會影響erp系統(tǒng)的實施效果。這就需要技術部門協同軟件公司對終端員工進行系統(tǒng)的培訓，做到系統(tǒng)啟動、培訓在先。相關使用部門，也應該積極投入和參與。項目開始前的概念培訓能使員工了解erp系統(tǒng)，以及由此帶來的益處；系統(tǒng)使用和流程培訓能使員工了解新系統(tǒng)的規(guī)則和自己的相關任務；終端用戶使用手冊可以為員工提供日常工作指導、并幫助記錄所存在的問題從而進一步改進程序。由此可以看出，各業(yè)務端人員需要用相當一段時間去適應新系統(tǒng)，并逐漸樹立正確采集和錄入數據信息的工作態(tài)度。任何一個環(huán)節(jié)信息的不正確、不完整，都會給整個erp系統(tǒng)的業(yè)務處理帶來信息失真，工作重復，甚者還有可能導致系統(tǒng)癱瘓。因此，出版社實施erp一定要有以人為本的管理思想，決策層領導要把應用erp與制訂出版經營發(fā)展戰(zhàn)略、推動出版社管理現代化進程和社內全員業(yè)績考核有機結合起來，促使全體員工自覺地投入到erp應用中來，最終為企業(yè)的生存與發(fā)展盡職盡責。
出版社在實施erp的初期階段，會面臨認識不統(tǒng)一，系統(tǒng)運行不穩(wěn)定的問題，會有持不滿情緒的員工針對系統(tǒng)不完善發(fā)出的各種抱怨的情況，也會有部門之間發(fā)生誤會等不利因素，但如果全社上下能夠齊心協力、密切配合，就定能在風雨之后見彩虹。在此引用蘭登書屋的weber對實施erp系統(tǒng)的切身體會：“在蘭登書屋實施erp的過程中，我們必須打破原有的、已經運行25年的成熟體制。這起初很‘痛苦’，也很‘難堪’，但我們堅信實行單一體制對提高效率是有益的，懷著這種信念，我們挺過了‘戒毒’的過程，事實證明這種堅持完全必要。”
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